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近年ビジネスシーンで利用が増えてきているサービスの１つが、Web会議システムです。Web会議システムは、回線を通して音声や映像のやりとりをしたりチャットをしたりなどのコミュニケーションの機能と、資料やソフトウェアなどの共有機能を持ち合わせた、新しいコミュニケーションツールです。Webブラウザを利用することから、「WEB会議」と呼ばれます。

似たようなサービスにTV会議がありますが、Web会議はTV会議と異なり単に映像や音声の通信のみではなく実務作業で必要となるデータを共有することを目的としています。一方のTV会議は、解像度の高い鮮明な映像に関するデータの共有や、会議の臨場感を再現することを目的としています。つまり、それぞれ利用目的が異なっているのです。

さらに、Web会議とTV会議では、会議参加者の出席形態も異なります。Web会議を利用した場合、参加者はそれぞれが個人のPCやタブレットなどを利用して参加します。インターネットがつながる場所であればどこでも好きな場所から出席できます。TV会議の場合は、会議に参加するメンバーは専用端末が設置されている場所に集合する必要があります。この点からも、それぞれの状況に適する用途が変わってくるでしょう。

それでは、Web会議にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

最も大きなメリットは、移動が不要になる分交通費や宿泊費、人件費などの出張にかかる費用などの、コスト削減でしょう。そして次に、そういった出張など移動にかかる時間も削減できる点です。ロスタイムがなくなり時間を有効に使えるようになれば、そこにあらたなビジネスチャンスを見つけられるかも知れません。

さらに、社員同士のコミュニケーションの機会が増えた、という企業も多いです。従来よりも手軽に会議を開催できることから、必要に応じて頻繁に会議を行うことができるようになります。また電話とは違ってWebカメラを通して顔を見ることもできますので、親近感がわき、頻繁に情報交換を行ないやすくなったというのです。こういったコミュニケーションの機会が増えることが、業務効率の向上にも繋がっているようです。

最後に、Web会議は環境にも優しいというメリットもあります。移動しなければその分CO2の排出を防げ、資料をデータで共有すれば紙資源の消費を抑えられます。

この様にWeb会議には様々なメリットがあるのです。